Allgemeine Geschäftsbedingungen für Vermietung von Konferenzräumen / Veranstaltungen Dritter

Im Folgenden informieren wir Sie über die Allgemeine Geschäftsbedingungen für Vermietung von Konferenzräumen / Veranstaltungen Dritter im DRIVE. Volkswagen Group Forum

Stand: 20. März 2026

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die zeitlich befristete Überlassung von Räumlichkeiten
und Flächen des DRIVE. Volkswagen Group Forum (im folgenden „DRIVE“) bzw. Teilen davon und eines Veranstaltungsträgers (im folgenden „Veranstalter“) zur Durchführung von Konferenzen, Tagungen, Meetings, Ausstellungen, Präsentationen und sonstigen Veranstaltungen und angebotenen Leistungen.

1.2 Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die gesamte gegenwärtige und zukünftige Geschäftsbeziehung zwischen dem DRIVE und dem Veranstalter, auch wenn nicht ausdrücklich Bezug auf sie genommen wird.

1.3 Abweichenden oder ergänzenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Veranstalters wird ausdrücklich widersprochen. Diese werden nur dann akzeptiert, wenn dies vorher schriftlich vereinbart wurde. Selbst wenn das DRIVE auf ein Schreiben Bezug nimmt, das Geschäftsbedingungen des Veranstalters oder eines Dritten enthält oder auf solche verweist, liegt darin kein Einverständnis mit der Geltung jener Geschäftsbedingungen.

2.1 Zwischen dem DRIVE und dem Veranstalter kommt ein Vertrag über die Raumanmietung zur Durchführung einer Veranstaltung durch die schriftliche Annahme des vom DRIVE abgegebenen Angebotes durch den Veranstalter zustande.

2.2 Optionsbuchungen sind für beide Vertragspartner verbindlich. Das DRIVE behält sich vor, nach dem erfolglosem Auslaufen der  Optionsfristen die reservierten Räume anderweitig zu vergeben.

2.3 Soweit der Vertrag oder diese allgemeinen Geschäftsbedingungen Regelungslücken enthalten, gelten zur Ausfüllung dieser Lücken diejenigen rechtlich wirksamen Regelungen als vereinbart, welche die Vertragspartner nach den wirtschaftlichen Zielsetzungen des Vertrages und dem Zweck dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart hätten, wenn sie die Regelungslücke gekannt hätten.

2.4 Die für die Auftragsabwicklung notwendigen persönlichen Daten des Veranstalters werden gespeichert. Der Veranstalter erklärt hiermit ausdrücklich sein Einverständnis. Alle personenbezogenen Daten werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Der Auftraggeber versichert mit seiner Buchung die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen zu haben und erklärt sich mit diesen einverstanden. Die Parteien verpflichten sich, bei der Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten alle gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die des anwendbaren Datenschutzrechts, jederzeit einzuhalten. Die Parteien stimmen darin überein, dass das anwendbare Datenschutzrecht insbesondere auch die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ihre jeweils einschlägigen nationalen Ausführungsgesetze umfasst. Die Vertragsparteien verpflichten sich, den Inhalt dieses Vertrages, insbesondere hiernach geschuldete Leistungen, Dritten gegenüber vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung dieses Vertrages weiter.

3.1 Das DRIVE ist verpflichtet, die bestellten und zugesagten Leistungen nach Maßgabe der Vertragsvereinbarungen und dieser
Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erbringen.

3.2 Der Veranstalter hat die für diese Leistungen vereinbarten Preise zu zahlen. Soweit das DRIVE für den Veranstalter Fremdleistungen technischer, dekorativer oder sonstiger Art von Dritten vermittelt, handelt es im Namen und für Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter haftet für die pflegliche Behandlung und ordnungsgemäße Rückgabe dieser Gegenstände und stellt das DRIVE von allen Ansprüchen Dritter frei.

3.3 Der Veranstalter haftet für die Bezahlung sämtlicher vereinbarter Leistungen und aller anderen von den Veranstaltungsteilnehmern verursachten Kosten. Benötigt der Veranstalter zusätzliche Dienstleistungen – insbesondere im Bereich Catering oder Veranstaltungstechnik –, sind diese ausschließlich über die vertraglich mit dem Drive verbundenen Partner über das separat abgegebene Angebot zu beauftragen. Der Vertrag zwischen DRIVE und dem Veranstalter kommt ausschließlich unter der aufschiebenden Bedingung zustande, dass der Veranstalter die erforderlichen Dienstleistungen über den vertraglichen Partner des DRIVE beauftragt.

3.4 Alle Preise verstehen sich in Euro inklusive gültiger Mehrwertsteuer. Falls die gesetzliche Mehrwertsteuer sich später als 4 Monate nach Vertragsabschluss erhöht, hat das DRIVE das Recht, die Erhöhung in der Rechnung zu berücksichtigen.

3.5 Es ist untersagt, Speisen und Getränke zu Veranstaltungen mitzubringen. Ausnahmen bedürfen einer vorherigen schriftlichen Genehmigung des DRIVE. Cateringleistungen werden ausschließlich durch den rahmenvertraglich gebundenen Caterer des DRIVE erbracht.

3.6 Der Veranstalter haftet gegenüber dem DRIVE in vollem Umfang für durch ihn selbst, seine Erfüllungsgehilfen oder durch die Veranstaltungsteilnehmer verursachten Schäden an Gebäuden und Inventar, sofern der Veranstalter nicht einen geringeren oder keinen Schaden nachweist. Dies gilt auch für die Kosten, die durch eine übermäßige Abnutzung oder Verschmutzung der Veranstaltungsräume und Flächen verursacht werden.

3.7 Rechnungen sind sofort nach Erhalt fällig.

3.8 Der Veranstalter hat nur dann ein Recht zur Aufrechnung, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt oder durch das DRIVE. anerkannt worden sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur zu, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

4.1 Das DRIVE ist berechtigt, von dem Vertrag zurückzutreten, wenn die Erbringung der geschuldeten Leistung infolge höherer Gewalt, wegen Störungen am Veranstaltungsort, bei hinreichendem Anlass zu der Annahme des DRIVE, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb oder die Sicherheit und das Ansehen des DRIVE in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem DRIVE zuzurechnen ist, oder anderer vom DRIVE nicht zu vertretender Umstände unmöglich ist oder wird. Gleiches gilt für den Fall, dass das DRIVE Kenntnis von einer wesentlichen Verschlechterung der Vermögensverhältnisse des Teilnehmers, einem Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über sein Vermögen, der Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder der Ablehnung der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens erhält.

5.1 Der Veranstalter kann von dem Vertrag zurücktreten, wenn dies unter Bestimmung einer Frist schriftlich vereinbart worden ist oder das DRIVE die geschuldete Leistung nicht erbringen kann. In diesen Fällen entstehen keine Schadensersatz- oder Zahlungsansprüche des DRIVE.

5.2 In allen anderen Fällen, in denen der Rücktritt erklärt, eine Stornierung der gesamten Räumlichkeiten/Veranstaltung oder Teilstornierung der Räumlichkeiten/Veranstaltung durch den Veranstalter vorgenommen wird, gelten folgende Stornobedingungen bis zum Tag der Veranstaltung (Veranstaltungsbeginn):

• 5 bis 3 Werktage vor VA 30% der Auftragssumme
• 2 Werktage vor VA 50% der Auftragssumme
• 1 Werktag vor VA 80% der Auftragssumme
• Am Veranstaltungstag 100% der Auftragssumme

5.3 Der Veranstalter ist verpflichtet, dem DRIVE gegenüber bei Bestellung die voraussichtliche Teilnehmerzahl anzugeben. Die
Veranstaltungsplanung, der genaue Ablauf der Veranstaltung und sonstige, für die Veranstaltung wichtige Details, müssen dem DRIVE bis spätestens zehn Werktage vor dem Veranstaltungstermin schriftlich mitgeteilt werden, um eine sorgfältige Vorbereitung zu sichern. Eine Anpassung der Personenzahl kann bis fünf Werktage vor Veranstaltungsdatum erfolgen. Bei kurzfristiger Auftragserteilung ist die Entscheidung unverzüglich nach Übermittlung des Angebots schriftlich mitzuteilen.

5.4 Bei einer Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10 % ist das DRIVE berechtigt, die vereinbarten Preise pro Person angemessen zu erhöhen.

5.5 Im Falle einer Abweichung der Teilnehmerzahl nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.

6.1 Der Veranstalter erwirbt keinen Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter Räume, es sei denn, das DRIVE hat dies schriftlich zugesagt.

6.2 Der Veranstalter hat Vorbereitungszeiten z.B. von (eigenen oder fremden) Referenten oder Moderatoren sowie
Dienstleistern bei der Buchung der Veranstaltung anzugeben und einzurechnen. Wenn für Vorbereitungen der Tag zuvor benötigt wird, so sind die Räume schon am Vortag anzumieten.

6.3 Der Veranstalter verpflichtet sich, die Regelungen der „Hausordnung DRIVE“ zu beachten. Die Hausordnung gilt im Rahmen der Anmietung als mit einbezogen. Der Veranstalter verpflichtet sich, (eigene oder fremde) Referenten oder Moderatoren sowie Dienstleister auf den sachgerechten Umgang mit und in den bereitgestellten Räumlichkeiten und der Einrichtung hinzuweisen sowie nicht unbefugten Dritten den Zugang zu den Räumlichkeiten zu gewähren. Verursachte Schäden sind unverzüglich einer dem DRIVE zugehörigen Person (insbesondere Erfüllungsgehilfen) anzuzeigen.

7.1 Falls das DRIVE im Auftrag des Veranstalters technische oder sonstige Einrichtungen und Dienstleistungen von Dritten beschafft, geschieht dies im Namen, in Vollmacht und für Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter stellt das DRIVE insoweit von allen Ansprüchen Dritter frei.

7.2 Eigene elektrische Geräte darf der Veranstalter bei Nutzung des Stromnetzes des DRIVE nur nach schriftlicher Einwilligung betreiben. Dadurch entstehende Schäden an Einrichtungen des DRIVE sind vom Veranstalter zu tragen. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten, insbesondere bei Nutzung der Starkstromleitungen für Großveranstaltungen, kann das DRIVE pauschal erfassen und berechnen in Rechnung stellen.

7.3 Das DRIVE wird Störungen an zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen auf Rüge des Veranstalters umgehend zu beseitigen versuchen. Wenn das DRIVE diese Störungen nicht zu vertreten hat, z.B. bei durch den Energieversorger zu vertretenden Umständen, führt dies nicht zur Reduzierung von Ansprüchen oder zur Berechtigung des Veranstalters, Zahlungen zurückzuhalten oder aufzurechnen.

7.4 Der Veranstalter hat in eigener Verantwortung die urheberrechtlichen oder sonstigen formalen Voraussetzungen für Musikdarbietungen oder künstlerische Veranstaltungen aller Art zu veranlassen. Es sind die allgemeinen Ruhezeiten außerhalb der Liegenschaft des DRIVE zu beachten. Der Veranstalter hat Rechtsverletzungen zu unterbinden, z.B. das Herunterladen urheberrechtlich geschützten Materials. Der Veranstalter hat das DRIVE von eventuellen Ansprüchen Dritter freizuhalten. Dies gilt auch für angemessene Kosten einer Rechtsverteidigung.

7.5 Das DRIVE schließt die Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen aus, sofern Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bzw. aus Produkthaftung berührt sind. Unberührt bleibt ferner die Haftung für die
Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf dessen Einhaltung der Veranstalter regelmäßig vertrauen darf. Gleiches gilt für Pflichtverletzungen von Erfüllungsgehilfen des Veranstalters.

7.6 Das Mitbringen von Tieren ist nicht erlaubt.

7.7 In den Räumen des DRIVE sind Foto- und Filmaufnahmen nur mit schriftlicher Zustimmung der Geschäftsführung zulässig.
Dies gilt auch für private Aufnahmen, die in Medien aller Art, insbesondere Social-Media verbreitet werden. Der Veranstalter
hat das DRIVE von eventuellen Ansprüchen Dritter freizuhalten. Dies gilt auch für angemessene Kosten einer Rechtsverteidigung

8.1 Das DRIVE ist nicht verpflichtet, geliefertes Material für die Veranstaltung anzunehmen und ist jederzeit berechtigt, die Annahme einer Lieferung ohne Angabe von Gründen zu verweigern. Die Parteien sind sich darüber einig, dass das DRIVE keine Lagerkapazitäten hat.

8.2 Im Falle der Annahme einer Lieferung erfolgt dies aus Kulanz durch das DRIVE ohne Willen zum Abschluss eines Verwahrungsvertrags und ohne Haftung durch das DRIVE ausschließlich unter der Voraussetzung, dass es sich um vorher mit der Logistik des DRIVE abgestimmte Lieferumfänge handelt, die Anlieferung vorab angekündigt wurde und eine Zuordnung zu der Veranstaltung zweifelsfrei möglich ist. Anderenfalls erfolgt keine Annahme einer Lieferung.

8.3 Angeliefertes Sperrgut wie z.B. Equipment für Aufbauten von Messeständen, Marktplätzen, IT-Präsentationen etc. muss durch einen vom Veranstalter gestellten Bevollmächtigten angenommen werden. Das DRIVE ist berechtigt ist, solche Lieferungen jederzeit zurückzuweisen.

8.4 Alle Materialien müssen direkt nach Beendigung der Veranstaltung wieder abgeholt oder mitgenommen werden.

8.5 Das DRIVE haftet nicht für Falschlieferung, Beschädigung oder Abhandenkommen von geliefertem Material.

Die Vertragsparteien verpflichten sich zu gegenseitigem Respekt, Wohlverhalten und Loyalität. Die Anforderungen und Erwartungen an ihre Geschäftspartner hat VW im „Code of Conduct für Geschäftspartner“ näher ausgestaltet:

Der Veranstalter bestätigt mit der Unterschrift dieser Vereinbarung, die beschriebenen Verhaltensanforderungen zur Kenntnis genommen zu haben und diese jederzeit zu beachten.

10.1 Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für Änderung dieses Schriftformerfordernisses.

10.2 Im Falle der Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit einzelner Bestimmungen dieses Vertrages wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Vertragsbestimmungen nicht berührt. Die Vertragsparteien werden im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben die unwirksame Bestimmung durch eine der rechtlichen und wirtschaftlichen Zielsetzung dieses Vertrages entsprechende Regelung ersetzen.

10.3 Findet die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt von Anfang an nicht statt, so ist von keiner Partei eine Leistung zu erbringen. Teilleistungen sind entsprechend der von den Parteien vorgenommenen Bewertung zu vergüten, Vorauszahlungen sind zu erstatten. Höhere Gewalt ist ein von außen durch elementare Naturkräfte oder durch Handlungen dritter Personen herbeigeführtes Ereignis, das nach menschlicher Einsicht und Erfahrung unvorhersehbar ist, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht verhütet oder unschädlich gemacht werden kann und auch nicht wegen seiner Häufigkeit in Kauf zu nehmen war (wie Krieg, innere Unruhen, Streik, hoheitliche Anordnungen, Epidemien oder Naturkatastrophen oder ähnlich schwerwiegende Ereignisse).

10.4 Die Aufrechnung mit Forderungen jedweder Art durch den Veranstalter ist nur zulässig, wenn diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Die Forderungen und sonstigen Ansprüche des Veranstalters aus diesem Vertrag sind nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung von VW abtretbar.

10.5 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Ansprüche ist ausschließlicher  Gerichtsstand das für den Sitz von VW zuständige Gericht.