Datenschutzerklärung Konferenz

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“), im Rahmen der DRIVE. Konferenzbuchungen.

Um die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und des Konferenzgeschäfts einschließlich Terminabstimmung und Angebotserstellung für Räumlichkeiten zu ermöglichen sowie als Schnittstelle zu diversen externen Dienstleistern zu fungieren, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht in der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und / oder in der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages zur Konferenzbuchung gemäß Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Folgende Daten werden in diesem Rahmen von den betroffenen Personen (Organisatoren der Veranstaltungen und Konferenzen auf Kundenseite sowie eingeladene Teilnehmer), die an der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Vertragsbeendigung beteiligt sind, verarbeitet:

• Buchungsanfrage
• Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Titel, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, optional: Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen
• Reservierungsformular und weitere buchungsrelevante Informationen (Bankettmappe etc.) Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Vor-, Nachname, Telefonnummer, E-Mail- Adresse, Firma, Abteilung und Brieffach/Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen zur Veranstaltung (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…)
• Eintrag in DRIVE-Datenbank

Die DRIVE-Datenbank ist ein hausinternes Tool, das zur Verwaltung der Veranstaltungen von den DRIVE-Mitarbeitern aus dem Konferenz- und Eventbereich genutzt wird, um einen gleichen Kenntnisstand aller Mitarbeiter zu den jeweiligen Veranstaltungen zu gewährleisten. Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen zur Veranstaltung (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…)

Angebotserstellung und Bestätigung des Angebotes, Mitteilung Volkswagen Bestellnummer, Zusendung Bewirtungsschein, Absprachen und Anpassungen per E- Mail/Telefon
Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…), Catering, Raummiete, Zwischenabsprachen (z.B. Änderungen im Zeitplan; personelle Besetzung für Einlass, Text für Wegeleitung etc.)

Rechnungslegung
Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…), Catering, Raummiete, Zwischenabsprachen (z.B. Änderungen im Zeitplan; personelle Besetzung für Einlass, Text für Wegeleitung etc.), Rechnung, ggf. Reklamationen.

Für die Planung und Durchführung der Veranstaltungen und Konferenzen entsprechend der Kundenwünsche beauftragt die Volkswagen AG, sofern für die Veranstaltung oder Konferenz erforderlich, Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Diese sind: Alois Dallmayr KG (Catering), München, Klüh Security GmbH (Objekt- und Personenschutz), Düsseldorf, BWT Datentechnik GmbH (Konferenztechnik), Berlin, und Volkswagen Deutschland GmbH & Co. KG (Konferenzgeschäft Organisation), Wolfsburg. Mit den genannten Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten an weitere Dienstleister aus den Bereichen Dekoration, Messebau, Konferenztechnik und Catering übermittelt, sofern diese Dienstleister für Ihre Veranstaltung beauftragt werden sollen und Sie in die Übermittlung über das Formular „Raumanfrage“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Die Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abwicklung der Rechnung, jedoch max. zwei Jahre ab Erstellung, gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen von 15 Jahren ab Erstellung) entgegenstehen.

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft  (Art.15 DSGVO) über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie  das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (zum Beispiel dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit oder der Niedersächsischen Datenschutzbehörde) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, dataprivacy@volkswagen.de

Stand: Juli 2021