Datenschutzerklärung Konferenz

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“), im Rahmen der DRIVE. Konferenzbuchungen.

Um die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und des Konferenzgeschäfts einschließlich Terminabstimmung und Angebotserstellung für Räumlichkeiten zu ermöglichen sowie als Schnittstelle zu diversen externen Dienstleistern zu fungieren, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung besteht in der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und / oder in der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages zur Konferenzbuchung gemäß Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Folgende Daten werden in diesem Rahmen von den betroffenen Personen (Organisatoren der Veranstaltungen und Konferenzen auf Kundenseite sowie eingeladene Teilnehmer), die an der Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Vertragsbeendigung beteiligt sind, verarbeitet:

• Buchungsanfrage
• Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Titel, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, optional: Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen
• Reservierungsformular und weitere buchungsrelevante Informationen (Bankettmappe etc.) Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Vor-, Nachname, Telefonnummer, E-Mail- Adresse, Firma, Abteilung und Brieffach/Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen zur Veranstaltung (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…)
• Eintrag in DRIVE-Datenbank

Die DRIVE-Datenbank ist ein hausinternes Tool, das zur Verwaltung der Veranstaltungen von den DRIVE-Mitarbeitern aus dem Konferenz- und Eventbereich genutzt wird, um einen gleichen Kenntnisstand aller Mitarbeiter zu den jeweiligen Veranstaltungen zu gewährleisten. Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen zur Veranstaltung (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…)

Angebotserstellung und Bestätigung des Angebotes, Mitteilung Volkswagen Bestellnummer, Zusendung Bewirtungsschein, Absprachen und Anpassungen per E- Mail/Telefon
Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…), Catering, Raummiete, Zwischenabsprachen (z.B. Änderungen im Zeitplan; personelle Besetzung für Einlass, Text für Wegeleitung etc.)

Rechnungslegung
Personenbezogene Daten Kunde (dienstlich): Anrede, Vor-, Nachname, Telefonnummer, E- Mail-Adresse, Firma, Abteilung und Kostenstelle, Straße, Ort, PLZ, zusätzliche Anmerkungen (optional), buchungsrelevante Daten (z.B. Tag, Anzahl Gäste, Bewirtung,…), Catering, Raummiete, Zwischenabsprachen (z.B. Änderungen im Zeitplan; personelle Besetzung für Einlass, Text für Wegeleitung etc.), Rechnung, ggf. Reklamationen.

Für die Planung und Durchführung der Veranstaltungen und Konferenzen entsprechend der Kundenwünsche beauftragt die Volkswagen AG, sofern für die Veranstaltung oder Konferenz erforderlich, Dienstleister als Auftragsverarbeiter. Diese sind: Alois Dallmayr KG (Catering), München, Klüh Security GmbH (Objekt- und Personenschutz), Düsseldorf, BWT Datentechnik GmbH (Konferenztechnik), Berlin, und Volkswagen Deutschland GmbH & Co. KG (Konferenzgeschäft Organisation), Wolfsburg. Mit den genannten Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten an weitere Dienstleister aus den Bereichen Dekoration, Messebau, Konferenztechnik und Catering übermittelt, sofern diese Dienstleister für Ihre Veranstaltung beauftragt werden sollen und Sie in die Übermittlung über das Formular „Raumanfrage“ eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Die Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abwicklung der Rechnung, jedoch max. zwei Jahre ab Erstellung, gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen von 15 Jahren ab Erstellung) entgegenstehen.

You may assert your rights as outlined below against Volkswagen AG at any time free-of-charge. For further information concerning the exercise of your rights, please see section E.

Right to information: You have the right to obtain information from us (Art. 15 GDPR) about the processing of your personal data.

Right of rectification: You have the right to request that we correct (Art. 16 GDPR) any inaccurate or incomplete personal data concerning you.

Right to erasure: You have the right, in the event that the requirements specified in Article 17 of the GDPR have been met, to demand the deletion of your data. Accordingly, you may request the deletion of your data, for instance, if it is no longer necessary for the purposes for which it was collected. Furthermore, you may request deletion if we process your data on the basis of your consent and you revoke this consent.

Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of the processing of your personal data if the requirements specified under Article 18 of the GDPR have been met. This is the case, for example, if you dispute the accuracy of your data. You may request that processing is restricted for as long as it takes to examine the correctness of your data.

Right to object: If the processing is based on an overriding interest or if your data is used for the purpose of direct marketing, you have the right to object to the processing of your data. In the event of an objection, we ask you to inform us of your reasons for objecting to data processing. In addition, you have the right to object to data processing for direct marketing purposes. This also applies to profiling, as far as it is related to direct advertising. 

Right to data portability: If the data processing is based on consent or the performance of a contract and is also carried out using automated processing, you have the right to receive your data in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit it to another data processor.

Right of revocation: If the data processing is based on consent, you have the right to revoke the data processing at any time free of charge within the framework of consent with effect for the future.

Right to lodge a complaint: You also have the right to complain to a supervisory authority (for example, the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information or the Lower Saxony Data Protection Authority) about our processing of your data.

Contact persons for exercising your rights

Further details and a list of the contact persons for information about exercising your rights is available on the following website: https://datenschutz.volkswagen.de.

Data Protection Officer

Our data protection officer is available to assist you with any data protection-related concerns:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, dataprivacy@volkswagen.de

Stand: Juli 2021